Hvernig tengist WooCommerce bókhaldi?

Margar íslenskar netverslanir byrja á sama stað: pöntun kemur inn í WooCommerce og einhver slær hana aftur inn í bókhaldskerfið. Það gengur á meðan pantanirnar eru fáar. Þegar þeim fjölgar verða villurnar fleiri, lagerstaðan á vefnum hættir að passa við raunveruleikann og mánaðamótin fara í afstemmingu.

Tenging milli netverslunar og bókhalds leysir þetta, en aðeins ef hún er rétt hugsuð. Í þessari grein förum við yfir hvað tengingin á að gera, hvernig þrjú algeng íslensk bókhaldskerfi taka við gögnum og hvað þarf að hafa í huga áður en þú velur leið.

Hvað á tengingin að gera?

Góð tenging snýst um að ákveða hvaða kerfi á hvaða gögn. Algengasta skiptingin er þessi:

• Pantanir í reikninga. Þegar pöntun er greidd, eða nær tiltekinni stöðu, verður hún sjálfkrafa að reikningi í bókhaldinu.
• Viðskiptamenn. Kaupandinn er stofnaður eða fundinn í bókhaldinu svo reikningurinn lendi á réttum aðila.
• Vörur, verð og lager. Bókhaldskerfið er oft „sannleikurinn“ um vörunúmer, verð og birgðir, og vefurinn sækir uppfærslur þaðan.
• Greiðslur. Greiðslan sem kom í gegnum greiðslugáttina er skráð á móti reikningnum.
• Endurgreiðslur. Þegar vöru er skilað þarf kreditreikning, ekki bara bakfærslu í netversluninni.

Áður en nokkur kóði er skrifaður er gott að svara einni spurningu: hvar er vara stofnuð og verði breytt? Ef svarið er „á báðum stöðum“ er von á vandræðum.

Virðisaukaskattur: 24% og 11%

Á Íslandi eru tvö þrep virðisaukaskatts: almennt þrep er 24% og lægra þrep 11%. Lægra þrepið gildir meðal annars um matvæli, bækur, gistingu og nokkra aðra flokka, eins og Skatturinn lýsir. Netverslun sem selur bæði bækur og gjafavöru, eða mat og búsáhöld, er því með tvö þrep í sömu körfu.

Tengingin þarf að flytja rétt skattþrep fyrir hverja línu, ekki bara heildartölu. Algeng villa er að skattflokkar í WooCommerce og bókhaldinu séu skilgreindir sitt í hvoru lagi og passi ekki saman. Önnur er námundun: ef vefurinn reiknar skatt af heildarupphæð en bókhaldið af hverri línu getur munað krónum, og það kemur í ljós við afstemmingu. Sendingarkostnaður þarf líka sitt skattþrep.

Kennitala og viðskiptamenn

Íslensk bókhaldskerfi halda utan um viðskiptamenn eftir kennitölu. Fyrirtæki sem kaupa af þér vilja fá reikning á sína kennitölu, og þá þarf kassinn í WooCommerce að safna henni, sannreyna að hún sé á réttu formi og senda hana áfram.

Einstaklingar sem kaupa eina vöru vilja hins vegar ekki endilega gefa upp kennitölu. Margar verslanir leysa það með því að skrá slíkar sölur á almennan staðgreiðsluviðskiptamann en stofna fyrirtæki sem sérstaka viðskiptamenn. Hvor leiðin hentar fer eftir rekstrinum og því hvað bókarinn þinn vill sjá. Ef safnað er kennitölum þarf líka að gæta að persónuvernd: safnaðu aðeins því sem þú þarft og segðu frá því í persónuverndarstefnunni.

DK: öflug forritunarskil sem sækja þarf um aðgang að

DK hugbúnaður býður upp á vefþjónustuna dkPlus, JSON/REST-viðmót sem tengir önnur kerfi við gagnagrunn DK. Á síðu DK um vefþjónustur er WooCommerce talið upp meðal kerfa sem hægt er að tengja, og skjölun er aðgengileg í Swagger-lýsingu og á prófunarvef dkPlus.

Aðgangurinn er ekki sjálfsafgreiðsla: aðgangsupplýsingar að vefþjónustunni fást hjá DK. Við aðstoðum við það, en gerðu ráð fyrir því í tímaáætluninni.

Við hjá Íslandsvefjum höfum smíðað DKsync, viðbót fyrir WooCommerce sem samstillir vörur, lagerstöðu og reikninga á milli netverslunarinnar og DK. Hún dugar flestum netverslunum. Ef reksturinn kallar á eitthvað sérstakt, til dæmis sérkjör, marga lagera eða óvenjulegt pöntunarferli, smíðum við sérlausn ofan á vefþjónustu DK.

Ef þú notar kassakerfið dkPOS í versluninni erum við líka með gjafabréfaviðbót. Með henni er hægt að stofna gjafabréf í dkPOS í gegnum vefþjónustu DK.

Regla: tengingin sett upp inni í Reglu

Regla fer aðra leið. Þar er ekki sett upp sérstök viðbót í WordPress heldur er tengingin stillt inni í Reglu: þú býrð til lykla (consumer key og secret) fyrir WooCommerce REST API og slærð þá inn í Reglu ásamt slóð netverslunarinnar. Samkvæmt leiðbeiningum Reglu sendir netverslunin pantanir á Reglu, og samtengja þarf vörurnar svo Regla geti uppfært þær rétt í versluninni.

Kosturinn er einfaldleiki: færri hreyfanlegir hlutar á vefþjóninum. Gallinn er að virknin takmarkast við það sem Regla býður upp á. Ef þú þarft eitthvað umfram það er gott að kanna fyrst hvað Regla styður, áður en ráðist er í sérsmíði.

Payday: opinber viðbót og opið API

Payday, sem Visma keypti árið 2023, er með opinbera WooCommerce-viðbót sem breytir pöntunum í reikninga í Payday. Viðbótin þarf aðgangslykla (Client ID og Client Secret) frá Payday. Þegar þetta er skrifað kemur fram á síðu viðbótarinnar að hún krefjist PHP 8.0 eða nýrra og að hún hafi ekki verið prófuð með þremur nýjustu stóru útgáfum WordPress. Athugaðu stöðuna áður en þú uppfærir.

Payday birtir líka skjölun fyrir API, svo sérsmíðuð tenging er möguleg ef viðbótin dugar ekki.

Tilbúin viðbót eða sérsmíðuð tenging?

Við smíðum sérlausnir, en heiðarlega svarið er að tilbúin viðbót dugar mörgum verslunum. Hún er ódýrari í upphafi, aðrir sjá um viðhaldið og hún er prófuð af mörgum notendum.

Tilbúin viðbót hentar vel ef:

• ferlið er hefðbundið: pöntun, greiðsla, reikningur;
• vörurnar eru tiltölulega fáar og einfaldar;
• þú getur lagað verklagið að því sem viðbótin gerir.

Sérsmíði borgar sig frekar ef:

• þú ert með óvenjulega verðlagningu, magnafslætti eða samninga við einstaka viðskiptavini;
• lagerinn er á fleiri en einum stað eða í fleiri en einu kerfi;
• netverslunin þarf líka að tala við vöruhús, bókunarkerfi eða sölukerfi í verslun;
• viðbótin sem er til fyrir þitt bókhaldskerfi gerir ekki það sem þú þarft.

Millileiðin er oft skynsamlegust: tilbúin viðbót fyrir grunninn og lítil sérsmíðuð eining fyrir það sem upp á vantar.

Algengustu gildrurnar

Flestar tengingar virka vel daginn sem þær fara í loftið. Vandamálin koma í ljós síðar. Þetta eru þau sem við sjáum oftast:

• Tvöfaldir reikningar. Ef sama pöntunin er send tvisvar, til dæmis þegar beiðni rennur út á tíma og er reynd aftur, getur orðið til tvöfaldur reikningur. Tengingin þarf að þekkja pöntun sem hún hefur þegar sent.
• Þöglar villur. WooCommerce getur sent tilkynningar (webhooks) til annarra kerfa, en gerir þær óvirkar eftir fleiri en fimm samfelldar villur. Ef enginn fylgist með kann tengingin að hafa legið niðri í marga daga áður en einhver tekur eftir því. Það þarf vöktun og skýra leið til að senda aftur.
• Vörunúmer sem passa ekki. Tengingin parar vörur eftir vörunúmeri. Ef einhver breytir því á öðrum staðnum rofnar tengingin fyrir þá vöru.
• Afbrigði. Stærðir og litir eru eitt vörunúmer í sumum kerfum en mörg í öðrum. Ákveddu fyrir fram hvernig þau eru pöruð.
• Endurgreiðslur að hluta. Hlutaendurgreiðsla í WooCommerce þarf að verða að réttum kreditreikningi með réttu skattþrepi.
• Uppfærslur. WordPress, WooCommerce og viðbæturnar uppfærast í sífellu. Prófaðu tenginguna eftir hverja stærri uppfærslu, helst í prófunarumhverfi.

Hvar á að byrja?

Byrjaðu á því að lýsa ferlinu eins og það er í dag: hvaðan koma pantanirnar, hver slær hvað inn og hvar verða villurnar. Ræddu við bókarann um hvernig best er að færa sölu og skatt. Veldu svo einfaldustu lausnina sem uppfyllir þarfirnar, hvort sem það er tilbúin viðbót eða sérsmíði. Ef þú vilt aðstoð geturðu lesið um þjónustuna okkar, WooCommerce-tenging við DK, Reglu og Payday, og í lausnarlýsingunni sérðu hvernig sérsmíðuð tenging er byggð upp.

Ef þú ert að hugsa um nýja netverslun er gott að vita hvaða áhrif tengingarnar hafa á kostnaðinn. Við förum yfir það í greininni Hvað kostar ný vefsíða?.